会议期间:第一天
本章节直接按照时间顺序,叙述秘书处第一天的工作内容。
第一天上午的整体流程大致如下:
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集合时间应不晚于 8:00,志愿者团队及相关组织部成员直接在大厅集合,布置引导岗位、签到岗位,物料开箱,个人代表的物料拿出来摆好。
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其余组委会成员在模联 / 阶梯教室集合,依次培训,学术部由模联社单独培训,会务部和信息部先口头重复下工作内容,然后分别去逛会场,主要记一下空调怎么开,信息部检查下 HDMI 转换线接好没有等等。
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随后核心成员去大厅维序,检查工作,开幕式成员去礼堂排练,其他人留在大本营布置布置,画画画,签签名之类的,要上课的回去上课。FA Lounge,即教师休息室需要布置好,有饮水机和一些小零食,这些一般后勤和蔚蓝会搞定。
早上抵达的代表团一般不多,工作人员正好熟悉下流程,如果有什么安排上的问题正好也改进一下。
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临近中午主席团就会抵达学校。
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此时接待岗集合,去跟主席们见面,蔚蓝一般也会派人接待(一般是梅咏镇学长)。
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给每个 Chair 发胸牌,然后带着 Chair 们小花园、食堂使命广场转一圈,找个地拍合照,使命广场或者小花园或者哪里都可以。
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逛的同时通知 AD 集合,会务部提前在 5 楼,逛完一圈回到大厅,让 Chair 们认识自己的 AD,然后一同去看自己的会场,5 楼教室会场,分别记录座位排放的需求,各自拿个 iPad 画一下作为排放的示意图。
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然后就开始根据 Chair 的指示排座位,顺带在黑板上写一下 Wi-Fi 账号密码。
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这时候差不多中午了,接待组带着 Chair 们去龙之梦吃饭,吃点中国特色的,AD 们方便的也带上,提前熟络熟络。校内的工作人员也轮流去吃饭。
下午会有大批量的代表团抵达,大厅内可能会非常拥挤。
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签到岗需要视情况增加人手,同时秘书处应当派人在大厅维序,主要引导完成签到的代表们赶紧离开,同时礼堂工作人员开始就位,准备开幕式。
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临近开幕式,尽快引导代表们前往开幕式落座,同时接待组转到礼堂去安排各种领导落座。再次确认出席嘉宾名单是否正确。
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开幕式正式开始,大家该干嘛干嘛。开幕式期间,志愿者总监开始安排 Session 1 引导工作。具体动线、岗位参考如下设计:
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礼堂至食堂
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出礼堂,经楼梯或电梯到一楼
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出实验楼,前往宿舍或者食堂
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食堂至各会场
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出食堂,经实验楼或大厅进 1 号楼
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经 1 号楼连廊处楼梯上五楼或六楼
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经主路,从 1 号楼大厅主楼梯上五楼或六楼
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经 1 号楼电梯上五楼或六楼
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动线 1 岗位
Section titled “动线 1 岗位”- 礼堂门口志愿者 1 人,引导代表不要逗留,赶紧下楼
- 实验楼一楼志愿者 1 人,指引代表去食堂或者宿舍
- 食堂楼外志愿者 1 人,引导代表进食堂吃饭或者宿舍
- 礼堂门口志愿者在大家都走了以后就下班
动线 2 岗位
Section titled “动线 2 岗位”- 食堂楼外志愿者 1 人,引导代表前往一楼
- 实验楼一楼志愿者 1 人,引导代表不要上礼堂电梯或楼梯,直接进入 1 号楼
- 连廊处楼梯 1 楼志愿者 1 人,引导五楼和六楼会场的代表上楼,阅览室会场(如果有)从 1 楼穿过去
- 大厅主楼梯志愿者 1 人,引导代表上楼或者去阅览室
- 阅览室门口志愿者 1 人,指引代表进会场或者前往电梯,
- 电梯门口志愿者 1 人,注意站在走廊上,这样从任意方向都能看到他,引导代表前往阅览室或者上楼
- 五楼三个楼梯口(包括一个电梯口),志愿者各 1 人,指引代表前往自己的会场。
- 六楼三个楼梯口志愿者各 1 人,指引代表前往自己的会场。
此前 Session 1 引导工作人员非常少,因为代表们是第一次去自己的会场,其实很容易找不到,大部分现代人看地图的能力约等于 0,所以建议还是多增设引导人员,避免再次出现 Session 1 代表大规模迟到的情况。
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开幕式结束后,代表们陆陆续续去食堂吃饭,志愿者提前到岗,也可以找时间轮流去吃饭。初中志愿者吃完晚饭,前往大本营领取胸牌,分别前往各自的会场,由每个会场的志愿者负责人清点人数。
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开幕式结束后,媒体团需要写个通讯稿。
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Session 1
Session 1 正式开始前,需要跟 Chair 和 AD 们沟通好,如果有突发情况则联系组委会,如果第二天的 AP 课需要使用五楼会场的,由 AD 叮嘱代表们在会议结束后带走个人物品。
Session 1 正式开始,会出现非常多突发情况,需要会务部和技术部多多巡视,及时解决。
Session 1 结束,工作人员再次确认代表们带走个人物品,代表们返回宿舍,工作人员下班,有精力的稍微总结下第一天的工作情况,如有必要的话简单开个会,工作人员简单整理下大本营,各自下班。
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住宿负责同学跟随负责老师简单查寝,第一天结束。